আউটলুকের উৎপাদনশীলতা উন্নত করতে এবং ইমেল ব্যবস্থাপনা সহজ করার জন্য ডিজাইন করা অনেক বৈশিষ্ট্য রয়েছে। তাদের মধ্যে, - উল্লেখ আপনাকে ইমেল এবং ক্যালেন্ডার মিটিংয়ে পরিচিতিগুলিকে হাইলাইট করার অনুমতি দেয়, যাতে তারা একটি বিজ্ঞপ্তি পায় এবং অলক্ষিত না হয়।
এই প্রবন্ধে, আমরা বিস্তারিতভাবে অন্বেষণ করব যে Outlook-এ উল্লেখগুলি কীভাবে কাজ করে, কীভাবে সেগুলি সঠিকভাবে ব্যবহার করতে হয় এবং সেগুলি থেকে সর্বাধিক সুবিধা পেতে আপনি কী কী কৌশল ব্যবহার করতে পারেন। আপনার উল্লেখ করা ইমেলগুলি কীভাবে ফিল্টার করবেন এবং @mentions সম্পর্কিত বিজ্ঞপ্তিগুলি কীভাবে পরিচালনা করবেন তাও আমরা আলোচনা করব।
আউটলুকে @mentions বলতে কী বোঝায়?
The - উল্লেখ আউটলুকে, ট্যাগিং হল এমন একটি বৈশিষ্ট্য যা আপনাকে ইমেল বা ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণের মূল অংশের মধ্যে থাকা ব্যক্তিদের ট্যাগ করতে দেয়। প্রতীক লেখার সময় @ কোনও পরিচিতির নাম অনুসরণ করলে, আউটলুক এটিকে হাইলাইট করবে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে বার্তার প্রাপকের লাইনে এটি যুক্ত করবে।
এই বৈশিষ্ট্যটি বিশেষভাবে কার্যকর যখন তোমার মনোযোগ দেওয়ার জন্য কাউকে দরকার। আপনার মেইলের একটি নির্দিষ্ট অংশে অথবা যখন আপনি নিশ্চিত করতে চান যে কোনও প্রাপককে উপেক্ষা করা হচ্ছে না।
আউটলুকে @mentions কীভাবে ব্যবহার করবেন
আউটলুকে @mentions ব্যবহার করা খুবই সহজ এবং এর জন্য কেবল কয়েকটি মৌলিক পদক্ষেপের প্রয়োজন:
- একটি নতুন ইমেল বার্তা খুলুন অথবা একটি ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ.
- বার্তার মূল অংশে, প্রতীকটি টাইপ করুন @ এরপর পরিচিতির প্রথম বা শেষ নাম।
- আউটলুক পরামর্শের একটি তালিকা প্রদর্শন করবে। আপনি যে পরিচিতিটির নাম উল্লেখ করতে চান তা নির্বাচন করুন।
- পরিচিতির নাম হাইলাইট করা হবে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে লাইনে যোগ করা হবে। এর জন্য: মেইল এর
- আপনি যদি চান, আপনি নামের কিছু অংশ নির্বাচন করার পরে মুছে ফেলতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, শুধুমাত্র প্রথম নামটি রেখে।
এই পদ্ধতি জন্য আদর্শ গুরুত্বপূর্ণ ইমেলে সহকর্মীদের উল্লেখ করুন, নিশ্চিত করা যে তারা বিজ্ঞপ্তিটি পেয়েছে এবং জানে যে তাদের প্রতিক্রিয়া প্রত্যাশিত।
যেসব ইমেলে আপনার নাম উল্লেখ করা হয়েছে সেগুলো ফিল্টার করুন
যদি আপনি প্রতিদিন প্রচুর পরিমাণে ইমেল পান, তাহলে আপনার মনোযোগকে অগ্রাধিকার দেওয়ার জন্য যে বার্তাগুলিতে আপনার উল্লেখ করা হয়েছে সেগুলি ফিল্টার করা সহায়ক হতে পারে। এটি করার জন্য, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- আউটলুক খুলুন এবং আপনার ইনবক্সে যান।
- ট্যাবে ক্লিক করুন Inicio.
- বিকল্প নির্বাচন করুন ইমেল ফিল্টার করুন.
- ড্রপ-ডাউন মেনুতে, বিকল্পটি নির্বাচন করুন উল্লিখিত.
এইভাবে, আউটলুক আপনাকে কেবল দেখাবে যে বার্তাগুলিতে আপনার নাম উল্লেখ করা হয়েছে স্পষ্টভাবে।
Outlook-এ উল্লেখ বিজ্ঞপ্তিগুলি পরিচালনা করুন
যদি আপনি ইমেলে অনেক উল্লেখ পান এবং বিজ্ঞপ্তিগুলি আরও ভালভাবে পরিচালনা করতে চান, তাহলে কিছু ক্ষেত্রে আপনি আপনার সেটিংসে সেগুলি অক্ষম করতে পারেন। আউটলুক এবং ওয়ানড্রাইভ। এটি করতে:
- অ্যাক্সেস OneDrive ব্রাউজার থেকে।
- যাও কনফিগারেশন > OneDrive সেটিংস.
- বিভাগে বিজ্ঞপ্তি সেটিংস, বিকল্পগুলি অক্ষম করুন:
- অন্য ব্যবহারকারীরা আমার মন্তব্যের উত্তর দিলে ইমেল বিজ্ঞপ্তি.
- অন্য ব্যবহারকারীরা আমার নথিতে মন্তব্য করলে ইমেল বিজ্ঞপ্তি.
তদ্ব্যতীত, মধ্যে বিজ্ঞপ্তি ইমেল আপনি Outlook-এ যে মন্তব্য পাবেন, আপনি বিকল্পটি ক্লিক করে একটি নির্দিষ্ট মন্তব্য থ্রেডের জন্য বিজ্ঞপ্তিগুলি বন্ধ করতে পারেন এই ফাইলের জন্য বিজ্ঞপ্তি বন্ধ করুন.
আউটলুকে @mentions ব্যবহারের সুবিধা
আউটলুকে উল্লেখ করা আপনার যোগাযোগ এবং সহযোগিতা পরিচালনার জন্য বেশ কয়েকটি সুবিধা প্রদান করে:
- তারা প্রাপকদের মনোযোগ আকর্ষণে সহায়তা করে: উল্লেখিত যে কেউ স্পষ্ট বিজ্ঞপ্তি পাবেন।
- প্রাপকদের ভুলে যাওয়া এড়িয়ে চলুন: যখন আপনি কাউকে উল্লেখ করেন, তখন তারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার প্রাপক তালিকায় যুক্ত হয়ে যায়।
- উৎপাদনশীলতা উন্নত করুন: আপনি অতিরিক্ত ব্যাখ্যা এড়ান এবং দ্রুত উত্তর পান।
- তারা ইমেলগুলি সংগঠিত করতে সাহায্য করে: আপনি যেসব বার্তায় আপনার উল্লেখ করা হয়েছে সেগুলো ফিল্টার করতে পারেন এবং সেগুলোকে অগ্রাধিকার দিতে পারেন।
যদি আপনি ইতিমধ্যেই আপনার দৈনন্দিন রুটিনে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার না করে থাকেন, তাহলে এটি অবশ্যই ইমেল যোগাযোগ আরও দক্ষতার সাথে পরিচালনা করার একটি কার্যকর উপায়। ইমেল ব্যবস্থাপনা উন্নত করতে এবং আপনার ইনবক্সকে আরও সুসংগঠিত রাখার জন্য আউটলুকে @mentions একটি গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য। তাদের সাহায্যে, আপনি নির্দিষ্ট সহকর্মী বা প্রাপকদের দৃষ্টি আকর্ষণ করতে পারেন, যাতে তারা আপনার বার্তাটি দেখতে পান এবং তাতে কাজ করেন। এছাড়াও, তারা আপনাকে আপনার ইমেল দক্ষতার সাথে ফিল্টার এবং সংগঠিত করার অনুমতি দেয়।
আজই @mentions ব্যবহার শুরু করুন এবং Outlook-এ আপনার কাজের ধরণ পরিবর্তন করুন! নির্দেশিকাটি শেয়ার করুন যাতে আরও বেশি মানুষ টুলটি সম্পর্কে জানতে পারে।.